Let me Entertain you: facilitação, diversão e aprendizado em uma sessão de feedback canvas

Antes de mais nada, aperta o play nessa playlist aí em cima enquanto lê o artigo. Daqui a pouco eu te explico…

Há algum tempo, tive a oportunidade de facilitar uma sessão de feedback canvas na Lambda3. Faz um bom tempo que eu tinha o desejo de usar essa ferramenta, criada pelo Grande Matheus Haddad, mas nunca foi possível, por várias razões, desde a falta vontade do time em dar um feedback sincero, até a aversão total ao processo de feedback (pelos pares) por parte da empresa.

Stop. Antes de continuar o artigo, faço uma pausa para explicitar algumas crenças particulares, que me ajudaram bastante no desenvolvimento do processo:

• Acredito que toda ferramenta (incluindo o feedback canvas) deve ser usada como uma espécie de framework, onde, como Agile Coach, devo usar outros artifícios, técnicas e dinâmicas para que as pessoas saiam realmente motivadas pela experiência.
• Acredito que facilitadores devem (ao menos tentar, na medida do possível) transformar cerimônias em experiências. Nós, humanos, guardamos com carinho memórias de experiências prazerosas; isso faz com que o seu objetivo como facilitador seja atingido com mais facilidade.

Dito isto, usei a ferramenta criada pelo Haddad como uma das ferramentas da experiência de feedback. Aqui na empresa eu já encontrei uma ferramenta customizada, que, dependendo do que chamamos de “carreira”, varia em hard skills e soft skills.

Gosto da escala de avaliação proposta neste exemplo de canvas, baseado no Modelo CHA de Competências e no Modelo de Dreyfus de Aprendizado. A Annelise Gripp escreveu um artigo bem interessante sobre CHA (Conhecimento, Habilidade e Atitude), voltado para liderança. O mapeamento de competências é algo importantíssimo neste tipo de feedback. Você pode conferir esse artigo clicando aqui.

Fiz o setup da facilitação, criando uma tabela no PowerPoint com todas as competências de hard e soft skills que seriam avaliados. O resto, fui inventando…

Na manhã do dia em que aconteceria a sessão de Feedback Canvas, me deparei com uma caixinha de som em casa. “Hmmm… isso pode ser interessante…” foi o que eu pensei e coloquei a caixinha na mochila. No caminho para o trabalho, fiquei matutando o que poderia fazer.

Reuniões, geralmente, são aborrecidas e silenciosas. Como estava querendo despertar a criatividade dos participantes, encontrei uma playlist no Spotify bem animada para criar este ambiente. Nota: estou ouvindo esta playlist até agora!

Recepcionar as pessoas com uma música animada (ainda mais depois do almoço) mudou até a linguagem corporal dos participantes. Ombros encolhidos e carinhas de sono viraram mãozinhas pra cima e até mesmo uns passinhos.

Quando todos já estavam em sala e mais soltos, propus a primeira atividade, mais para quebrar qualquer ponta de gelo que ainda restasse:

Eu sei que vir pra uma reunião logo após o almoço pode parecer pesado… Então, aproveitando que estamos falando de feedback, vamos exercitar a criatividade e oferecer um feedback positivo a todos os participantes! Então, você vai fazer um elogio de uma palavra pra pessoa à sua direita. Só tem uma regra: a primeira pessoa é quem vai ditar as regras, por que os elogios, até completar o círculo, deverão iniciar com a mesma letra!

Então, todos riram, e teve até uma competição sutil pra ver quem iniciava o ciclo com a letra mais difícil de elogiar. Até “manjador” apareceu na lista. Ponto para a criatividade, que era exatamente o que eu queria estimular. Ao fim da atividade, todos estavam ainda mais à vontade para iniciar o feedback.

Em vários feedback canvas que já vi, percebi que as pessoas votavam secretamente no nível escolhido para cada skill e, em uma outra etapa do processo eram discutidos os fatos e suas consequências.

Nessa sessão, fizemos algo diferente: e se, todo o feedback fosse transparente e as pessoas mostrassem as notas na escala para que todos vissem? No mindset ágil, falamos muito em transparência e é justo que haja a tal transparência no feedback!

Criei uns cards, estilo Planning Poker (só que numeradas de 1 a 7). Além destas, havia também a carta celebridade “Não Sou Capaz de Opinar”. Chamei esse conjunto de cards de Feedback Poker.

A dinâmica é semelhante usada foi semelhante ao Planning Poker: as pessoas escolhem as suas cartas e todos mostram ao mesmo tempo. No instante seguinte, a discussão era aberta, para que, através de fatos e avaliando as suas consequências, o time chegasse a um consenso.

Ter uma nota só do time de feedbackers faz com que o feedbackee tenha um norte melhor sobre o rumo que deverá tomar. Isso facilita o plano de ação.

O feedbackee também escolhe a sua carta. Só que não joga no momento do Feedback Poker. Sua carta fica guardada até que a discussão sobre os fatos termine e o time de feedbackers chegue ao consenso. Só então a carta do feedbackee é revelada e ele pode expor seu ponto de vista.

Outra mudança feita nesta facilitação foi que o quadro com os skills estavam de posse do feedbackee e era sua responsabilidade no processo indicar as notas do time e as suas próprias notas. Representamos as notas com estrelas adesivas de duas cores. Colocar o quadro de feedback nas mãos do feedbackee é uma forma subliminar de empoderá-lo, pois fica claro que a sua evolução, daqui pra frente, está literalmente nas suas mãos.

Terminadas as votações de todos os skills, partimos para a etapa final, chamada Celebration! Mais uma vez, usei o Spotify, colocando a música tema da etapa: som mais alto, mais uma oportunidade pras pessoas se soltarem.

Na Celebration, os feedbackers devem reconhecer e agradecer momentos memoráveis do feedbackee. Para isso, usamos as cartas do kudo box. Os feedbackers foram convidados a escrever pequenas cartinhas ao feedbackee.

Ao final, o feedbackee levou para casa as cartinhas e seu quadro de feedback e os feedbackers levaram chocolates trazidos pelo feedbackee, distribuídos na Celebration.

E isso é tudo? Claro que não!

Como facilitador da sessão, reservei um tempo para conversar com o feedbackee. Quis entender os sentimentos do feedbackee durante o processo e conversamos sobre o plano de ação: de todos os skills conversados, quais seriam os prioritários, que devem ser melhorados em primeiro lugar. É como se fosse um backlog de melhoria contínua.

Quem pode ajudar a melhor estes skills? O que precisa para trabalhar estes skills? Minha ideia aqui foi me mostrar disponível e verdadeiramente interessado pela evolução do feedbackee. Por fim, perguntei quando o feedbackee considera adequado passar por mais um processo de feedback. Tudo isso para amarrar o processo como um todo.

O empoderamento do feedbackee não significa que ele deve ser largado para fazer o que
quiser com o resultado do feedback (inclusive nada). O suporte a esta melhoria também é bastante importante.

Do ponto de vista de facilitador, este foi um processo bastante recompensador, pois foi perceptível ver o engajamento de todos. Todos saímos felizes, dançando e fazendo pose pra selfie!

Facilitação é uma disciplina sedutora, que transforma coisas normais em experiências, incluindo a leitura de um artigo. Espero que ainda esteja ouvindo a playlist lá do início! Tenha um dia criativo! 😉

Até a próxima!

Originalmente publicado no Blog da Lambda3.

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