#PenseRápido Dicas de Etiqueta para Reuniões Online

Passamos dias inteiros em encontros online no trabalho. Listarei hoje algumas dicas de etiqueta para que você mande super bem nestes encontros.

Compartilhe o Assunto

Já recebi inúmeros convites para reuniões só com títulos obscuros e pessoas que desconheço. Qual reunião você se esforçaria pra ir: um evento “surpresa” ou uma agenda que diz quais assuntos serão discutidos? Compartilhar o assunto com os convidados permite, inclusive, que as pessoas se preparem para a reunião. Ou mesmo proponham que a reunião seja substituída por um e-mail.

Respeite as Agendas

A maioria das aplicações que fazem agendamento permitem que você veja as agendas dos convidados e tente encaixar o seu evento num horário em que todos (ou a maioria) possam participar. Você não pode criar um evento baseado só na sua agenda. E nem esperar que as pessoas parem tudo que estão fazendo para ir ao seu evento.

Garanta que todos se veem e se ouvem

Ao menos ao iniciar um encontro, procure fazer com que os participantes se vejam. Em tempos de isolamento, manter os vínculos é essencial. Sabemos que nem todos tem uma conexão de qualidade, então, não exija que todos fiquem o tempo todo com a câmera aberta. Mas, ao menos no início do encontro, faça um momento de descontração.

Respeite o horário

Sabe aquelas reuniões que iniciam 15, 20, 30 minutos depois do agendado, enquanto as pessoas estão aguardando umas às outras? Além de ser falta de educação, é fato que enquanto as pessoas estão esperando elas não vão ficar olhando pro teto. Elas vão responder emails, fazer relatórios e qualquer outra coisa que vai tirar o foco do tema da reunião. Como facilitador, espere, no máximo, 5 minutos (pra qualquer evento). Respeitar o horário é respeitar quem se preocupou em estar presente no horário marcado.

Vá Direto ao Ponto

Isso serve mesmo para encontros presenciais. Se você é responsável por conduzir o evento, faça anotações sobre os pontos que quer discutir e fique atento às distrações.

Esqueça o Multitasking

Principalmente em encontros online e com a pressão por produtividade dos tempos de isolamento, somos frequentemente tentados por todo tipo de item que tira nosso foco da reunião: whatsapp, ferramentas de comunicação interna, emails,… Esqueça de tudo isso e esteja presente de corpo e alma. Ninguém vai morrer se você não responder prontamente a tudo.

Tenha Sempre o Plano B para Imprevistos

Nesses dias eu tinha uma reunião remota importante. E preparei um ppt bacana pra me ajudar e outra apresentação no Aha Slides para que as pessoas pudessem interagir. Na hora H, não houve meio de fazer funcionar o compartilhamento de tela e minha conexão estava péssima. Eu tenho o costume de compartilha todo material desses eventos com alguém que vai me ajudar na facilitação. Deixei o perfeccionismo de lado (e isso não é fácil pra mim) e pedi para que a pessoa com quem havia compartilhado a apresentação fizesse a apresentação. E fiz as perguntas que estavam no Aha Slides como se fossem parte do discurso dos slides. E bola pra frente!

Reserve um Tempo para Trabalhar

Parece estranho dizer isso. Mas, de novo, na preocupação constante de mostrar produtividade, muitas vezes, confundimos isso com disponibilidade. Você não precisa estar disponível o tempo todo, todos os dias para mostrar produtividade. Tampouco você deve emendar uma reunião na outra, sem um tempinho pra água, café e banheiro.

Ao contrário do que muitos pensam, estar em agendas seguidas o tempo todo não aumenta a produtividade. Afinal, você trabalha quando? Reserve um tempo na sua agenda para produzir. Mesmo que isso signifique bloquear a sua agenda.

Aliás, essa pode ser uma boa ideia pra te trazer foco. Reserve slots “produtivos” na sua agenda. Procure reservar os mesmo horários todos os dias para criar uma rotina.

E se tudo der errado?

Bom, se tudo der errado, primeiro, não se culpe! Estar em home office per se já traz uma série de desafios e um sem número de imprevistos. Seja verdadeiro consigo mesmo e com seus convidados: diga que aconteceu um mal entendido, problema ou imprevisto, peça desculpas e siga em frente.

Afinal, adaptabilidade é um soft skill poderoso que vai te trazer muitos benefícios.

Marcelo L. Barros

Olá! Sou um cara criativo, curioso e detalhista, que, cada dia, mais se vê interessado em desvendar os mistérios desse "bicho gente"! Comecei minha carreira profissional em 1996, sou formado em Processamento de Dados pela FATEC de Santos. Naquela época tudo o que eu queria ter na minha frente era um computador e uma desafiadora regra de negócio, que se transformaria no melhor programa possível. Mas as coisas mudam! Concluí que quem faz software com qualidade são as pessoas e não as máquinas. Hoje, minha MISSÃO é ajudar pessoas e times a alcançarem seus objetivos, pois acredito que o sucesso pessoal e profissional está ligado a três pilares: FELICIDADE, MOTIVAÇÃO e SENTIDO. Como faço isso? 💡 MOTIVANDO pessoas, fazendo-as enxergar o 💡 SENTIDO das suas ações, que traz 💡 FELICIDADE por fazerem a diferença em suas vidas, suas empresas. Sou formado em Coaching pelo ICC e escrevo artigos sobre Métodos Ágeis, Comportamento, Inovação e Coaching. Vejo no lúdico a forma mais profunda de aprendizado. Procuro sempre conduzir reuniões de forma criativa, que tragam algum tipo de aprendizado aos participantes, seja por meio de dinâmicas de grupo ou jogos em equipe. Neste quesito, desenvolvi um jogo, a "Feijoada Ágil", para ensinar conceitos sobre trabalho em equipe. Se você, como eu, também acredita que eu posso te ajudar, deixe-me saber! Vamos tomar um café e, quem sabe, juntos podemos MUDAR O MUNDO!

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