Passamos dias inteiros em encontros online no trabalho. Listarei hoje algumas dicas de etiqueta para que você mande super bem nestes encontros.
Compartilhe o Assunto
Já recebi inúmeros convites para reuniões só com títulos obscuros e pessoas que desconheço. Qual reunião você se esforçaria pra ir: um evento “surpresa” ou uma agenda que diz quais assuntos serão discutidos? Compartilhar o assunto com os convidados permite, inclusive, que as pessoas se preparem para a reunião. Ou mesmo proponham que a reunião seja substituída por um e-mail.
Respeite as Agendas
A maioria das aplicações que fazem agendamento permitem que você veja as agendas dos convidados e tente encaixar o seu evento num horário em que todos (ou a maioria) possam participar. Você não pode criar um evento baseado só na sua agenda. E nem esperar que as pessoas parem tudo que estão fazendo para ir ao seu evento.
Garanta que todos se veem e se ouvem
Ao menos ao iniciar um encontro, procure fazer com que os participantes se vejam. Em tempos de isolamento, manter os vínculos é essencial. Sabemos que nem todos tem uma conexão de qualidade, então, não exija que todos fiquem o tempo todo com a câmera aberta. Mas, ao menos no início do encontro, faça um momento de descontração.
Respeite o horário
Sabe aquelas reuniões que iniciam 15, 20, 30 minutos depois do agendado, enquanto as pessoas estão aguardando umas às outras? Além de ser falta de educação, é fato que enquanto as pessoas estão esperando elas não vão ficar olhando pro teto. Elas vão responder emails, fazer relatórios e qualquer outra coisa que vai tirar o foco do tema da reunião. Como facilitador, espere, no máximo, 5 minutos (pra qualquer evento). Respeitar o horário é respeitar quem se preocupou em estar presente no horário marcado.
Vá Direto ao Ponto
Isso serve mesmo para encontros presenciais. Se você é responsável por conduzir o evento, faça anotações sobre os pontos que quer discutir e fique atento às distrações.
Esqueça o Multitasking
Principalmente em encontros online e com a pressão por produtividade dos tempos de isolamento, somos frequentemente tentados por todo tipo de item que tira nosso foco da reunião: whatsapp, ferramentas de comunicação interna, emails,… Esqueça de tudo isso e esteja presente de corpo e alma. Ninguém vai morrer se você não responder prontamente a tudo.
Tenha Sempre o Plano B para Imprevistos
Nesses dias eu tinha uma reunião remota importante. E preparei um ppt bacana pra me ajudar e outra apresentação no Aha Slides para que as pessoas pudessem interagir. Na hora H, não houve meio de fazer funcionar o compartilhamento de tela e minha conexão estava péssima. Eu tenho o costume de compartilha todo material desses eventos com alguém que vai me ajudar na facilitação. Deixei o perfeccionismo de lado (e isso não é fácil pra mim) e pedi para que a pessoa com quem havia compartilhado a apresentação fizesse a apresentação. E fiz as perguntas que estavam no Aha Slides como se fossem parte do discurso dos slides. E bola pra frente!
Reserve um Tempo para Trabalhar
Parece estranho dizer isso. Mas, de novo, na preocupação constante de mostrar produtividade, muitas vezes, confundimos isso com disponibilidade. Você não precisa estar disponível o tempo todo, todos os dias para mostrar produtividade. Tampouco você deve emendar uma reunião na outra, sem um tempinho pra água, café e banheiro.
Ao contrário do que muitos pensam, estar em agendas seguidas o tempo todo não aumenta a produtividade. Afinal, você trabalha quando? Reserve um tempo na sua agenda para produzir. Mesmo que isso signifique bloquear a sua agenda.
Aliás, essa pode ser uma boa ideia pra te trazer foco. Reserve slots “produtivos” na sua agenda. Procure reservar os mesmo horários todos os dias para criar uma rotina.
E se tudo der errado?
Bom, se tudo der errado, primeiro, não se culpe! Estar em home office per se já traz uma série de desafios e um sem número de imprevistos. Seja verdadeiro consigo mesmo e com seus convidados: diga que aconteceu um mal entendido, problema ou imprevisto, peça desculpas e siga em frente.
Afinal, adaptabilidade é um soft skill poderoso que vai te trazer muitos benefícios.
Agile Momentum 