Estimativas Ágeis e Incerteza: Práticas que Exercitam os Pilares da Agilidade

Por esses dias facilitei um bate papo sobre estimativas ágeis entre alguns Scrum Master. Sim, estimativas ainda continua sendo um dos maiores desafios dos times. E, antes de continuar, cabe aqui uma análise…

Acredito que os times têm tanta insegurança com estimativas por que, na maioria esmagadora dos ambientes, todas as estimativas viram contratos assinados com sangue, suor e lágrimas. A agilidade não surgiu para resolver o desafio da incerteza, pelo contrário! A agilidade faz com que a incerteza fique cada vez mais visível. Líderes, gerentes, executivos e todo mundo que está envolvido com projetos devem ter em mente e disseminar o que estimativas realmente são: apenas estimativas.

Ninguém deve morrer por causa de um desvio nas estimativas. O erro se encontra na falta de acompanhamento do plano. Ainda temos a falsa impressão de que uma estimativa vira um contrato e que, passado aquele tempo determinado as coisas, magicamente, acontecerão.

Se você quer se enganar e não entender os desafios do dia a dia, tudo bem… Você, possivelmente terá uma surpresa na data de entrega.

Por outro lado, o time não pode se negar a dar visibilidade (e previsibilidade) do seu trabalho para o cliente, seja interno ou externo. Não é possível dizer que a entrega será feita “um dia”. Pode parecer muito simplório, mas, se as estimativas não foram cumpridas à risca, é possível que o time esteja sofrendo intervenções internas em seu trabalho. Neste caso, nada mais justo do que evidenciar tais intervenções através de indicadores de impacto: não tem mágica, dois corpos não ocupam o mesmo lugar no espaço ao mesmo tempo.

Então, evidencie o impacto, aponte impedimentos e riscos, ASAP; não no dia da entrega, como o filho que se justifica aos pais sobre o vaso que quebrou. Isto demonstra a maturidade do seu time, mais do que qualquer outra coisa.

Dito isto, voltemos a falar sobre técnicas de estimativas. 🙂

Na Lean Inception Direto ao Ponto, do mestre Paulo Caroli existe uma dinâmica sensacional na parte de Sequenciador de Itens de Trabalho, que pode ser usada em conjunto com o conceito criado pelo Edson Sousa, no Agile Planning Board, a fim de ajudar os refinamentos e as estimativas.

Usar o planning poker muitas vezes é difícil para os times iniciantes, por conta da subjetividade do método. É comum as pessoas se perderem enquanto tentam definir o que é 2, 3, 5,…

O Agile Planning Board fala sobre o nível de dúvidas de negócio, técnicas e esforço, e é uma excelente ferramenta para o refinamento rumo à Definition of Ready. É muito legal ter um board que fique clara as incertezas em torno de um item de trabalho. Mas nem sempre temos a oportunidade de ter o board durante as cerimônias.

E aí entra a minha sugestão de uso da Matriz de Confiança!

A Matriz de Confiança alia o O QUE fazer com o COMO. O QUE fazer é trabalho do Product Owner. Para que uma estimativa seja mais assertiva, o time precisa saber muito bem o que deve ser construído. Por outro lado, o time também precisa saber muito bem COMO implementar tudo o que é preciso para atender às solicitações do item de trabalho. Durante a dinâmica de Refinamento (ou mesmo de Planning) colocar os itens na matriz ajuda, de forma visual e simples no direcionamento do time.

E como colocar cada item de trabalho no seu quadrado?

Aqui cabe o uso do Planning Poker, como exercício para a maturidade do time. Mas recomendo o uso das cartas do time com  moderação. Sugiro separar duas cartas para cada um dos níveis (alto, médio e baixo), para não dar asas à imaginação (e insegurança) das pessoas do time. Limitar o número de cartas ajuda a tornar a discussão mais resumida.

E aqui também cabe mais um parêntesis… Não há mal nenhum em uma pessoa não ter ideia d’O QUE ou COMO fazer algo! Como líder, não permita, de forma alguma, que o bullying se instale no grupo. As pessoas precisam estar confortáveis para exercitar a transparência! Lembre-se: não é sobre mim, você ou o melhor desenvolvedor do universo; é sobre entrega de software de qualidade e que agregue valor ao cliente.

Usando a Matriz de Confiança em cerimônias, fica mais fácil transferir para o Planning Board. E é muito importante que ele esteja à vista de todos os envolvidos. Comunicação é a palavra chave para trazer transparência.

As estimativas em story points são muito importantes para que se tenha ideia de tempo para que as coisas sejam implementadas. Elas também devem ficar visíveis no roadmap de projetos. Mesmo que não se consiga estimar, recomendo uma customização do Planning Poker com a cartinha-celebridade “não sou capaz de opinar”. Uma forma divertida e leve de dizer que o time tem toda incerteza sobre o item de trabalho. Mas, não se esqueça que é preciso deixar visível, também, os motivos pelos quais a cartinha-celebridade foi usada. Não basta dizer que o item é inestimável, tem que dizer por quê! Transparência, sempre!

Durante as plannings, gosto de usar o conceito de Dias Ideais! Dias Ideais nada mais são do que aqueles dias em que chegamos ao trabalho às 9, vamos almoçar às 12, voltamos às 13 e largamos a caneta às 18, sem que absolutamente nada nos atrapalhou ou desviou nosso foco neste tempo. Ok, você pode dizer “mas isso não existe, Marcelo!”. E eu te digo, sim, você está coberto de razão!!

Por isso, gosto de trabalhar com, no máximo o conceito de “meio dia ideal”. E como eu faço isso?

Sempre tenho conjuntos de fichas para usar nas plannings e representar os dias ideais. Repare que aqui já estamos falando no COMO fazer! Distribuo tantas fichas quantos forem os dias de sprint (10 fichas para uma sprint de 2 semanas) para cada membro do time.

As fichas representam os dias ideais que as pessoas tem para investir na sprint. Mas, e se alguma atividade levar menos de um dia ideal? Bom, então, vamos granularizar a medida em meio dia ideal, com fichas de outra cor, que apenas a pessoa facilitadora da cerimônia tem o controle e faz a troca da “moeda” pra “facilitar o troco”! Recomendo que essa seja a medida padrão do time, a menos que exista muita quantidade de trabalho muito, muito, muito simples. Aí você usaria uma terceira cor de ficha, que representa 1/4 de dia ideal. Tudo isso para que o time conviva melhor com a incerteza e não acredite que a estimativa é um contrato ou uma ciência exata.

Crie um tabuleiro bacana para o seu time, onde você pode colocar as histórias e as pessoas do time. Assim, as próprias pessoas do time podem administrar o capacity do time. Desta forma, você tira algumas informações e indicadores interessantes, como, por exemplo, o tamanho em dias para cada história, o capacity real do time (crie um bolsão para colocar os dias de ausência das pessoas) e, com essa visibilidade, as pessoas vão se preocupar em investir todos os dias que estiverem disponíveis.

Repare que todas as ferramentas sugeridas aqui neste post potencializam os pilares da agilidade: Transparência, Inspeção e Adaptação! Isso prova que por trás das práticas é essencial o mindset. Sem esses pilares, práticas serão só práticas e você continuará tentando chegar a um resultado diferente, se comportando exatamente da mesma forma que sempre.

E não é isso que queremos, certo? 😉

Esse texto foi inspirado em conversas com alguns agilistas: Giovani Tizzo, Gustavo Souza, Felipe Barbara, Henrique Soejima, Carlos Rosembergue e Lais Julião. Obrigado pela inspiração e troca de experiências! 🙂

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Marcelo L. Barros

Olá! Sou um cara criativo, curioso e detalhista, que, cada dia, mais se vê interessado em desvendar os mistérios desse "bicho gente"! Comecei minha carreira profissional em 1996, sou formado em Processamento de Dados pela FATEC de Santos. Naquela época tudo o que eu queria ter na minha frente era um computador e uma desafiadora regra de negócio, que se transformaria no melhor programa possível. Mas as coisas mudam! Concluí que quem faz software com qualidade são as pessoas e não as máquinas. Hoje, minha MISSÃO é ajudar pessoas e times a alcançarem seus objetivos, pois acredito que o sucesso pessoal e profissional está ligado a três pilares: FELICIDADE, MOTIVAÇÃO e SENTIDO. Como faço isso? 💡 MOTIVANDO pessoas, fazendo-as enxergar o 💡 SENTIDO das suas ações, que traz 💡 FELICIDADE por fazerem a diferença em suas vidas, suas empresas. Sou formado em Coaching pelo ICC e escrevo artigos sobre Métodos Ágeis, Comportamento, Inovação e Coaching. Vejo no lúdico a forma mais profunda de aprendizado. Procuro sempre conduzir reuniões de forma criativa, que tragam algum tipo de aprendizado aos participantes, seja por meio de dinâmicas de grupo ou jogos em equipe. Neste quesito, desenvolvi um jogo, a "Feijoada Ágil", para ensinar conceitos sobre trabalho em equipe. Se você, como eu, também acredita que eu posso te ajudar, deixe-me saber! Vamos tomar um café e, quem sabe, juntos podemos MUDAR O MUNDO!

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