O Planning Meeting comumente é dividido em duas partes:
1. Apresentação das user stories pelo Product Owner, onde o time entende, pontua e se compromete com os objetivos da sprint;
2. Divisão das histórias em tarefas técnicas, pelo time, sem a participação do Product Owner.
Depois de investir em boas user stories, o ScrumMaster deve ajudar o time a ser esperto na divisão de tarefas. Da mesma forma que aprendemos a usar o INVEST para escrever e avaliar as user stories, o time pode usar o SMART para quebrar as histórias em tarefas, de modo a alcançar os objetivos da sprint.
O SMART é frequentemente usado para guiar na construção de objetivos alcançáveis, mas é totalmente adaptável para o contexto das tarefas técnicas, que, no final das contas, fazem com que o time atinja os objetivos da sprint. Estes critérios são atribuídos ao conceito de gestão de objetivos de Peter Druker e vem sendo usado desde a década de 80.
A seguir, vamos entender como funciona esta técnica tão simples. Assim como o INVEST, o SMART nos diz que uma tarefa tem cinco características:
Specific: tarefas precisam ser específicas para que todos do time entendam como elas se conectam e como juntas elas contribuem para atingir os critérios de aceitação da user story.
Measurable: uma tarefa é mensurável quando pode ser marcada como “concluída”, seguindo os critérios técnicos do time. Por exemplo, com os testes escritos e o código refatorado.
Achievable: as tarefas devem ser alcançáveis pelos seus responsáveis. Aqui entra a capacidade do time de identificar pontos fortes, fracos e oportunidades de melhoria dos membros. Neste critério , por exemplo, o time pode optar pelo pair programming, para desenvolver habilidades e alcançar seu objetivo.
Relevant: todas as tarefas devem ser relevantes. As histórias são quebradas em tarefas para auxiliar o desenvolvimento, mas o Product Owner ainda espera que todas elas sejam explicáveis e justificáveis.
Time-Boxed: todas as tarefas precisam ter um tempo definido para serem concluídas. Não é necessário fazer uma estimativa formal em horas ou dias, mas deve haver uma expectativa de conclusão ou de quando será necessário pedir ajuda ao time. Quando uma tarefa se torna maior do que esperado, o time precisa saber o momento certo para tomar uma ação para que seja concluída.
Use estes critérios e deixe seu time esperto, pronto para alcançar o objetivo da sprint.
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