Quando se fala em Scrum, muito se fala em iterações, daily meetings e entrega incremental. Mas qual é a mágica por trás de todo este processo? Como fazer o seu projeto correr macio?
A resposta está na fase menos explorada de um projeto: o pre game, a preparação para que as coisas aconteçam bem durante o projeto. Neste artigo, falarei sobre algumas coisas que você, Scrum Master, não pode deixar para depois.
1. Saiba quem está no barco com você
Este é o momento para que você conheça todos os seus interlocutores. Você tem que saber quem são as pessoas que fazem as coisas acontecerem no cliente, deve estabelecer uma relação de confiança com eles.
Da mesma forma, é importante que você conheça, o quanto antes, o seu time. Converse com cada um; ouça; esteja aberto a todo tipo de questionamento. Você também deverá estabelecer uma relação de confiança com o time: vocês terão de saber que poderão contar um com o outro, “até que o projeto os separe”.
2. Garanta que vocês terão o backlog do produto priorizado
Certamente seu cliente quer um milhão de funcionalidades, características e floreios que ele nem sabe pra que servem. Tenha sempre em mente que o Scrum é orientado pelo valor que o produto traz para o negócio do cliente. E sempre traga o seu Product Owner para esta dura realidade: ele não está transferindo o seu problema para o seu time; ele deve orientá-los sobre a escala de valor que deve ser atendida.
Além do backlog do produto, tente ter o máximo de sprints planejadas, ou, ao menos, encaminhadas. Nunca se sabe quando surge uma surpresa, então, adiantar o trabalho de detalhamento das duas ou três primeiras sprints pode evistar gargalos.
3. Defina ambientes
Já participei de projetos em que o cliente prometeu um ambiente para homologação semelhante ao de produção durante todo o projeto. Chegou um tempo em que tivemos que nós mesmos prepararmos um ambiente para o cliente homologar o produto. É muito importante que você e sua equipe saibam onde estão pisando e qual é o tamanho do universo que terão que interagir. Ou seja: não adianta absolutamente nada vocês desenvolverem um produto maravilhoso e que funciona apenas no seu ambiente interno.
4. Ensine seu Product Owner
O Scrum Master é um grade professor! Ele deve saber ensinar ao seu cliente como este deve fazer a priorização e, principalmente, como deverá escrever as histórias para que elas sejam entendidas pelo time. Obviamente alguns ajustes serão feitos no decorrer do projeto, mas as primeiras histórias deverão ter um certo padrão e coerência, para que funcionem.
Algo que você vai ter que ensinar muito bem para o seu cliente é sobre a importância da grande carga de cerimônias do Scrum. Já me deparei com Product Owners que não entendiam por que o time deveria ficar “parado” um dia inteiro entre Review e Retrospectiva.
Lembre-se: a maioria dos clientes está acostumada com fases bem definidas e separadas num projeto (análise, desenvolvimento, testes, homologação). Não é fácil mudar este mindset.
5. Obtenha o compromisso do cliente com o projeto
Um dos pilares do Manifesto Ágil, compromisso do cliente é a chave para que um projeto tenha sucesso. O cliente precisa, sim, interagir fortemente com a equipe. Ele terá de ter um tempo oficialmente reservado em sua agenda de compromissos para esta disponibilidade.
Seu Product Owner deverá escrever histórias e solucionar dúvidas de seu time. E, na maioria dos casos, deverá estar disponível para participar de algumas das cerimônias do projeto.
Não custa nada reforçar esta necessidade e quais serão os impactos, caso ele seja um Product Owner ausente.
6. Defina o que é importante para que o jogo comece
O que seu time precisa para começar o projeto de forma tranquila? Um ambiente para desenvolvimento? Uma boa quantidade de histórias escritas e priorizadas? esta é a hora de você expor ao seu cliente quais são as condições mínimas para que ocorra a primeira reunião de Planning.
Se você começa o seu projeto sem o mínimo necessário para que ele aconteça, é bem provável que você e seu time se percam correndo atrás de coisas que geram impacto nas primeiras entregas, acarretando na falha das primeiras sprints.
Entendo que é muito comum times falharem, principalmente na primeira sprint. Mas isto deve acontecer por conta do planejamento, pois seu time ainda não conhece a sua velocidade. A falha da sprint não deve acontecer por que você não conseguiu, por exemplo, obter respostas rápidas ou uma planilha de importação de dados.
7. Dê o pontapé inicial na organização do seu time
Esta é a minha parte preferida! É aqui que você começa a sentir o time e gerar o espírito de equipe! Também pode ser necessário um certo grau de mentoring sobre a dinâmica de métodos ágeis. Planejem como seria a interação ideal entre vocês.
Basicamente, vocês precisam saber o que cada um fará o time e como deverá ser feito. Nos meus times, costumo deixar a cargo do time resolver como será o layout do quadro de atividades e também o layout dos post its. Afinal, o time é quem tem que entender o que eles querem controlar.
Vocês deverão definir também o horário das daily meetings e a primeira versão da Definição de Pronto, ou seja, quais são os requisitos mínimos que o time espera para que possa iniciar a Planning e o desenvolvimento.
Existem muitas outras providências que o seu time pode querer tomar antes de iniciar o projeto, efetivamente. Lembre-se que este artigo jamais teve a intenção de se tornar uma receita de bolo de como fazer um pre game. Estas são apenas dicas de algumas coisas que senti falta ou que me ajudaram na minha experiência. Vocês como time devem adaptar tudo de acordo com as realidades do seu universo em particular. E, importante: consulte seu time! Nunca tome decisões sozinho!
No próximo artigo do Caderno Ágil, vamos entrar no jogo de verdade! Até lá!
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